Last Planner System (LPS)
Vaker dan gewenst, wordt de Projectmanager of de Project Controls Engineer aanzien als een waakhond. Hij lijkt wel de bullebak, die woedend is als het werk niet loopt zoals gepland. Hij probeert altijd zijn – soms onrealistische en té complexe – planning door te voeren bij de personen die het werk moeten uitvoeren.
Maar de personen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering voelen zich onthecht. Het is hun planning niet en ze willen zich hiervoor niet engageren.
De Last Planner System (LPS) – onderdeel van de Lean Construction-aanpak – is een filosofie die de verantwoordelijkheid van het plannen van ‘wat’ ‘wanneer’ te doen, bij de personen legt die het werk moeten uitvoeren. De experts kennen hun vak en kunnen hun eigen werk en tijd beheren, waardoor flexibiliteit wordt aangemoedigd. Deze ervaren specialisten worden de last planners genoemd.
Sleutelwoorden
De LPS transformeert planning in een PULL-inspanning op basis van een paar sleutelwoorden:
- Hij weet wat er MOET gebeuren : Project Timeframe and high level (phase-)planning
- Hij weet wat er KAN: Hij is dé expert
- Hij verbindt zich en ZAL doen : De sociale belofte
- Hij DEED wat hij beloofde : Doorlopend verbeteringsproces
We wensen dit onderwerp even aan te halen om mensen te laten nadenken over de verantwoordelijkheid van de planning. Is het niet zo dat de traditionele planningsmethodologie (PMI) altijd zou moeten worden toegepast zodat de kost-en tijdsfactoren geoptimaliseerd worden ? Wat gebeurt er dan met gedetaileerde activiteiten die moeilijk in te schatten zijn ? Zouden deze uw gehele planningslogica en duur mogen veranderen ?
4 fasen
In de praktijk wordt de LPS op volgende niveaus geïmplementeerd.
Master Planning
Het centrale projectmangementteam zorgt voor de masterplanning – een reeks belangrijke mijlpalen op basis van fasen en opleveringen – vaak sterk verbonden met het contract. Dit is natuurlijk de ‘projectbijbel’ en legt grenzen voor iedereen vast.
Fase Planning
Voor elke fase van het project wordt een planning opgezet. Hier ligt hét belangrijkste ingrediënt dat ervoor zorgt dat de LPS ook doeltreffend is : samenwerking tussen iedereen die betrokken is bij de fase. Deze planning wordt vaak ontwikkeld in een ‘war room’ vol met post-its of andere hulpmiddelen en kan worden opgezet op basis van achterwaartse planning. Teneinde een realistische faseplanning te verkrijgen, moeten strategische buffers toegevoegd worden. Zie hiervoor de het blogbericht omtrent Risico Analyse (Risk Analysis blog post.)
Look-Ahead Planning
Look Aheads geven inzicht in wat er moet gebeuren en helpen werk te prioriteren. Meestal wordt de huidige fase 5 tot 6 weken vooruit in detail gepland. Speciale aandacht is vereist om de beperkingen (constraints), die momenteel de uitvoering van het werk verhinderen, te elimineren. Voorbeelden van beperkingen zijn : handtekenen van het contract, goedkeuringsprocessen, trage IT-systemen en vele andere die uw start/afwerking verhinderen of de taak verlengen. De lijst van alle activiteiten zonder beperkingen, creëert een accumulatie van werkbare taken. Constraint Removal vormt een integraal onderdeel van de LPS. Het hoofddoel bestaat er in om flexibiliteit te maximaliseren zodat de Last Planner het werk kan uitvoeren zoals het hem gepast lijkt. Dit effent het pad om problemen op de werkvloer en tijdens de wekelijkse werkvergaderingen, efficiënt op te lossen.
Wekelijkse Werkplanning
Alle activiteiten die in de Look Ahead voorkomen, worden in een bepaalde week door de Last Planner uitgevoerd. Elke week wordt de ‘Planned Percent Complete’ (Cfr. other blogpost) berekend en geanalyseerd, waarna afwijkingen worden geïdentificeerd en opgelost. Als een bepaalde activiteit niet is voltooid zoals beloofd door de verantwoordelijke, wordt er een voortdurend verbeteringsproces ingesteld om te leren en te verbeteren.
Dit is de kern van de LPS : deze wekelijkse planningvergaderingen draaien rond een aantal sleutelvragen:
- Wat zal ik doen?
- Wanneer kan ik het doen?
- Wanneer zal ik het doen?
- Waarom heb ik het niet gedaan zoals vooropgesteld?
- Wat kan ik doen om mijn verplichtingen na te komen en te verbeteren?
Conclusie
LPS is een filosofie die helpt bij het oplossen van een typische valkuil die we tegenkomen in project controls. Het is de bedoeling om de betrokkenheid van iedereen te vergroten, met name diegenen die het werk moeten uitvoeren. Indien de projectmanager precies zegt ‘wat er wanneer’ dient gedaan te worden, wordt loskoppeling van het project gepromoot. Indien de last planners daarentegen een verbintenis hebben gedaan om een taak uit te voeren, ligt de verantwoordelijkheid van de planning bij hen. Als bijgevolg een belofte niet kan worden hard gemaakt, moet de reden voor het missen ervan worden opgenomen in een uitgebreide bibliotheek van “Lessons Learned”.
Wij streven naar een LPS dat past bij de behoeften van het bedrijf en het project. Hierbij hanteren we verschillende tactieken, waaronder vb. de werkpakketbenadering. We zien daarenboven een toename in de vraag naar de implementatie ervan en zijn blij op te merken dat nieuwe tools ontstaan die een goede technische ondersteuning verzekeren (cfr. Oracle Prime blogpost).
Deze blog is oorspronkelijk geplaatst op Primaned.be op 4 september 2017.