ROUTEKAART NAAR SOFTWARE ADOPTIE
| In Blog - NL|
In een tijd waarin iedereen roept dat digitale innovatie onmisbaar is om de uitdagingen van de veranderende markt voor te blijven, heeft u vast nagedacht over hoe digitale transformatie moet passen binnen uw bedrijfsstrategie. Wellicht zijn de transformatiestappen al concreet door een nieuwe software-implementatie met het oog op bijvoorbeeld verbetering van de teamproductiviteit en/of efficiëntere project- en portfoliomanagement.
Volgens Primaned is er een doorslaggevende succesfactor in software-implementatieprojecten, die zeker niet vergeten mag worden, namelijk de eindgebruikers. Zij bepalen hoe effectief het ingeslagen pad is. Zelfs na de beslissing om te veranderen, de markt geanalyseerd te hebben en de beste oplossing voor uw organisatie gekozen te hebben, kan het zo zijn dat het IT-project toch niet de beloofde vruchten afwerpt. De eindgebruikers zijn simpelweg niet bereid om het nieuwe systeem te accepteren. Mocht u zo een situatie voorzien of zich in zo een situatie bevinden, dan deelt Primaned graag haar visie met een stappenplan naar een succesvolle software adoptie.
Betrokkenheid van eindgebruikers: waar te beginnen?
De meeste mensen hebben behoefte aan voorspelbaarheid en stabiliteit, zowel in de privé- als werksfeer. Een verandering met directe impact op de werkzaamheden leidt hierom tot bezorgdheid. Om deze reden is het belangrijk dat de eindgebruikers vanaf dag één van het project betrokken worden om zich zo ‘in control’ te voelen en daarmee onderdeel zijn van de verandering.
Alvorens een verandering te introduceren, is het handig om als projectmanager voorbereid te zijn op vragen zoals:
Wat voor meerwaarde heeft deze technologie voor de afdeling en voor het bedrijf en welke uitdagingen van het team worden hierdoor aangepakt? Of welke eindgebruikers zullen de meeste moeite hebben met deze verandering?
Het betrekken van de eindgebruikers zou niet als extra moeite of last gezien moeten worden, maar juist als een meerwaarde. In elke fase van het project kunnen eindgebruikers namelijk een bijdrage leveren aan het implementatieproject:
- In de definitiefase kunnen zij nuttige informatie en feedback geven om de scope van het project te bepalen.
- In de conceptuele ontwerpfase kunnen eindgebruikers ideeën en een praktische kijk aandragen en meehelpen om huidige problemen in kaart te brengen.
- In de realisatiefase kunnen de vragen, suggesties en kritiek van de eindgebruikers gebruikt worden om de bruikbaarheid te verbeteren.
- Tijdens Go-Live kunnen zij bijdragen als de doorslaggevende testers.
Uiteindelijk zult u merken dat de eindgebruikers graag willen deelnemen aan het project, omdat zij invloed willen hebben op het resultaat waarmee zij straks dagdagelijks te maken hebben.
Hoe ziet een routekaart naar software adoptie eruit?
Plan het proces, communiceer over de voortgang, luister naar verwachtingen en verzoeken, geef navolging, etc. zijn voorbeelden van activiteiten ten behoeve van een succesvolle software adoptie. Er zijn uiteraard meer activiteiten op te noemen en dit is ondervangen in de zogenoemde ‘Primaned Roadmap to Software Adoption’.
De Primaned Roadmap to Software Adoption bestaat uit vijf stappen die parallel aan het implementatieproject doorlopen kan worden. Elke stap bevat een aantal activiteiten en concrete producten. Dit is schaalbaar naar het project en per stap kan met de strategische communicatieadviseur bekeken worden of een activiteit doeltreffend is of achterwege gelaten kan worden.
Aangezien de stappen parallel lopen aan het implementatieproject en de routekaart eigen activiteiten en producten heeft, is het raadzaam om hier iemand binnen het projectteam voor verantwoordelijk te stellen. Vervolgens kan dit teamlid het adoptietraject opzetten met een strategische communicatieadviseur en de eindgebruikers benaderen.
Good practices
Heel wat implementatietrajecten verder, hebben wij een set aan good practices verzameld. Graag geven wij hier er een aantal van mee:
- Leg nadruk op de waarde van de nieuwe software. Communiceer dus hoe dit het werk van het team vergemakkelijkt of beter ondersteund zal worden, alvorens in te gaan op details. Vraag hierbij hulp van de softwareleverancier.
- Neem de tijd en moeite om de eindgebruikers te trainen, zodat zij zeker van zichzelf zijn om zelfstandig aan de slag te kunnen. Dit betekent ook zorgdragen voor trainingsmateriaal en naslagwerk.
- Breng vooraf in kaart wie van de eindgebruikers openstaat voor veranderingen en zorg dat zij vroeg betrokken worden om een rol als motivator krijgen.
- Evenzo, breng de sceptici in kaart en bedenk op welke wijze zij betrokken kunnen worden om deel uit te maken van de verandering.
Tot slot willen we benadrukken dat succesvolle projecten opleveren alleen mogelijk is als er aandacht is voor het harmoniseren van de business en IT in het projectteam.
We zien dat veel organisaties de adoptie aanpak begrijpen, maar toch op zoek zijn naar ondersteuning in de vormgeving en uitvoering. Bent u op zoek naar begeleiding van dit proces of wilt u meer informatie en tips over de stappen uit de routekaart, neem dan contact met ons op via 010-4425177 of https://bit.ly/3pwDEWt