Het verrassende nut van de ‘Level of Effort’-activiteiten
Activity types: wat zijn ‘Level of Effort’ en ‘WBS Summary’, en waarvoor kunnen ze gebruikt worden? De eerste worden ook aangeduid als ‘Hammock-activiteiten’. Klinkt dat niet aantrekkelijk? Deze term komt voort uit het ‘hangen’ van activiteiten tussen twee data. In deze blogpost geven we een snelle technische uitleg en hun meest voorkomende gebruik, maar we tonen ook vier situaties waar ze verrassend nuttig kunnen zijn.
Technische uitleg
Zowel “Level of Effort” (LoE) als “WBS Summaries” hebben veel overeenkomsten met normale activiteiten. In tegenstelling tot Milestones, kunnen resources toegevoegd worden. Het grote verschil met ‘normale’ activiteiten is dat hun duurtijd flexibel is.
Figuur 1: Voorbeeld LoE en WBS Summary
De duur van de activiteiten van het type ‘Level of Effort’ wordt berekend op basis van de data van hun predecessors (niet successors – zie Best Practices). Ze hebben een tijdspanne van de vroegste gelinkte datum (FS en SS) tot de laatste gelinkte datum (FF en uitzonderlijk SF – zie Best Practices).
Bij activiteiten van het type ‘WBS Summary’, wordt de duur berekend binnen de WBS. Er zijn geen links nodig en de start/einde is de vroegste start/laatste einde van de activiteiten onder dat WBS-knooppunt.
Gebruik 1 : Laden van overhead resources
‘Level of Efforts’ worden meestal gebruikt om overhead resources aan uw project toe te wijzen. Ze zullen hun data automatisch wijzigen op basis van de voortgang van het project. Het voordeel van ‘Level of Efforts’ t.o.v. ‘WBS Summary’ bestaat in de flexibiliteit om deze te kunnen koppelen aan gelijk welke activiteit. Een voorbeeld : stel dat sommigen overhead werkkrachten alleen werken vanaf het begin van het project tot aan het einde van de ingenieursfase en dat ze niet zijn begroot voor de uitvoering en inbedrijfstelling van het project. In dit geval kunt u onmogelijk WBS Summary gebruiken indien de WBS is gebaseerd op fases (vb. Projectinitiatie, Engineering, Uitvoering, Ingebruikname).
Gebruik 2 : Werkpakket samenvatting / budget / controls
De werkpakketten zijn het laagste niveau van de WBS. Dit zijn hoeveelheden werk, uitgevoerd door een groep mensen met een gepredefinieerde scope, budget en tijd. Vaak bevatten werkpakketten bepaalde deliverables die kunnen worden bijgehouden met ofwel activity steps of WBS-milestones (zie Activity Steps vs WBS Milestones). Het is niet mogelijk om prioriteitsrelaties tussen de activity steps te maken. Dus, als deze vereiste resultaten belangrijk zijn voor de logica van andere delen van het programma, moeten zij vertegenwoordigd worden door mijlpalen. Nadat u dit extra detail heeft toegevoegd, kunt u de voortgang op het werkpakketniveau nog volgen. Een ‘Level of Effort’ of ‘WBS Summary’ is dan ideaal om de duur te visualiseren en de parameters op het gewenste niveau te volgen – scope door middel van steps, budget door middel van resource loading en tijd door middel van forecasts.
Gebruik 3 : Buffervisualisatie
Een nuttige kleine truc kan worden gebruikt om buffers te visualiseren en zelfs te laten zien hoeveel ervan verbruikt is.
Figuur 2: Buffervisualisatie
Figuur 3: Bufferpenetratie
U kunt deze visualisaties reproduceren met een aantal P6-balkjes. De bufferpenetratie omvat twee balken : de zwarte is de ‘Level of Effort’-balk met baseline data, de gele is de balk met de remain data.
Gebruik 4: Waarschuwingsvlaggen
Aangezien negatieve durations niet bestaan in P6, kan de calculatie van de duration van ‘Level of Efforts’ in ons voordeel gebruikt worden. Indien de vroegste link van de start van de LoE later valt dan de laatste link van de LoE’s einde, is de duration 0. Indien we dit uitbuiten, kunnen we verschillende balkjes in verschillende kleuren voor de buffers en vertragingen tonen. Volgende foto illustreert dit :
Figuur 4: Overzicht set-up
Als we nu de relaties van de Planned Finish en de Deadline kruisen, merken we dat een van de LoE’s geen duurtijd heeft. We filteren nu op mijlpalen en resterende looptijden groter dan 0, we selecteren welke balken we wensen te zien wanneer we inklappen en we voegen een aantal relevante barlabels toe. Vervolgens klappen we alles in en voilà, een mooi overzicht met mijlpalen en hun buffer/vertraging wordt zichtbaar.
Figuur 5: Overzicht buffer / vertraging
Conclusie
‘Level of Efforts’ and ‘WBS summaries’ kunnen gebruikt worden voor meer dan u op het eerste zicht zou vermoeden. Naast de voor de hand liggende voordelen van resource loading, kan veel andere informatie in deze activiteiten worden opgeslagen. U kunt de functies gebruiken om te visualiseren en bijgevolg inzicht in uw project te creëren – wie weet kan het u zelfs dat felbegeerde klopje op de schouder van uw manager bezorgen.
Heeft u nog andere LoE-trucs die u ons wil laten zien? Laat het ons weten!
Deze blog is oorspronkelijk geplaatst op Primaned.be op 14 november 2017.